Domande frequenti

argomento: Archivio informatico     data: 01/11/2002    prog: 1

domanda: Che cosa è un archivio informatico di documenti

risposta: Per archivio informatico si intende un archivio di dati dal quale si può accedere a tutti i documenti opportunamente memorizzati sotto forma di files. Analogamente ad un archivio fisico permette di indicare per ogni documento o gruppo di documenti un indice di ricerca. Per realizzare un Archivio Informatico tutti i documenti, anche quelli cartacei, devono essere convertiti in documenti informatici. Per alcuni documenti è opportuno applicare la firma digitale.

argomento: Archivio informatico     data: 01/11/2002    prog: 2

domanda: Che cosa è un archivio ottico

risposta: Un archivio informatico può risiedere su dischi magnetici, in questo caso si parla di conservazione digitale dei documenti. se si provvede a memorizzare definitivamente i documenti su dischi ottici si ottiene un Archivio Ottico. Se si applica ai supporti ottici la firma digitale si ottiene un Archivio Ottico con validità legale che può sostituire l'archivio cartaceo. Attenzione per i documenti definiti come Originali Unici è necessaria la firma digitale di un Notaio

argomento: Archivio informatico     data: 01/11/2002    prog: 4

domanda: Che tipi di file può contenere un Archivio Informatico

risposta: Un Archivio Informatico può contenere qualsiasi tipo di file. Se si vuole dare all'archivio un valore legale occorre però conservare una versione del documento in uno dei formati ammessi che sono tif pdf html ascii. Questo non significa che un archivio informatico non può contenere anche file doc o xls o di altro tipo, sarà però compito del Responsbaile della Conservazione stabilire modalità e tempi di conversione dei file "non ammessi" in formati "ammessi". Normalmente se l'archivio informatico è soggetto a procedura di firma digitale, il responsbaile della conservazione può decidere per ogni archivio quali sono i formati ammessi e attivare automatismi che consentono la conversione automatica.

argomento: Archivio informatico     data: 01/11/2002    prog: 5

domanda: Come posso conservare due file per lo stesso documento

risposta: I programmi di archiviazione documenti rispettosi della legge danno questa possibilità, con il nostro programma Firm@ i file possono diventare anche 4 (2 normali e 2 firmati) questo proprio per consentire di conservare il file informatico originale e la sua rappresentazione visiva in un formato di facile interpretazione. Nella pratica questa metodologia è molto seguita. Immaginiamo di dover protocollare un file .doc e di inviare la lettera stampata tramite A.R., avremo il 1' file archiviato ai soli fini organizzativi (file doc) ed il secondo sarà costituito dalla rappresentazione digitale dell'immagine del documento firmato, dalla ricevuta della raccomandta e della cartolina di ritorno. In questo modo si crea un archivio perfetto sia dal punto di vista informatico che legislativo e organizzativo.

argomento: Archivio informatico     data: 01/11/2002    prog: 6

domanda: Come devo conservare le Email ?

risposta: Le Email vanno conservate come le lettere i fax i telegrammi e tutti i documenti inviati e ricevuti per un periodo minimo di 10 anni. Conservarle all'interno dei normali programmi di posta è estremamente pericoloso e poco vantaggioso dal punto di vista organizzativo. La cosa migliroe è inserirle in un sistema di conservazione dei documenti e memorizzarle su cd rom. Il formato può essere di diverso tipo e dipende dal programma di posta utilizzato. Ad esempio con Outlook è possibile archiviare ogni singolo messaggio come file di tipo .msg mantenendo tutte le caratteristiche del messaggio orginale (compresi i dati di tracciamento le firme digitali e gli allegati) se si utilizza Firm@ si può aggiungere facilmente una copia del messaggio in formato tif o pdf.

argomento: Archivio informatico     data: 01/11/2002    prog: 7

domanda: Se ricevo i Fax con il computer devo stamparli

risposta: No i fax possono essere ricevuti con il computer e memorizzati direttamente come file. I programmi di ricezione spedizione fax generano un file immagine di tipo tif, lo stesso che si ottiene quando si acquisisce un documento con lo scanner.

argomento: Archivio informatico     data: 01/11/2002    prog: 8

domanda: La prima cosa che devo fare per attivare un Archivio Informatico

risposta: La prima cosa in assoluto è la nomina di un Responsbaile della Conservazione dei documenti, che provvederà a predisporre un Piano per la conservazione dei documenti. A seconda della dimensione dell'azienda si dovrà provvedere ad adottare una serie di regole affinchè si realizzi una conservazione corretta. Sarà il responsabile della conservazione a decidere le misure di sicurezza e gli opportuni iter operativi.

argomento: Archivio Informatico     data: 01/11/2002    prog: 9

domanda: L'archivio informatico sostituisce l'archivio cartaceo

risposta: Tutti i documenti che non sono originali unici possono essere conservati su supporti ottici realizzati e firmati secondo le norme attualmente in vigore. Solo dopo aver generato il cd rom possiamo parlare di archivio ottico. Ad oggi non vi sono limitazioni sulla sostituzione dell'archivio cartaceo con quello ottico anche se molti hanno dubbi e perplessità, ma le norme attualmente in vigore parlano chiaro, l'archivio ottico è valido a tutti i fini di legge.

argomento: Archivio Informatico     data: 01/11/2002    prog: 10

domanda: Che cosa si intende per originali non unici

risposta: Sono considerati originali non unici tutti quei documenti di cui esiste una seconda copia che qualche altro soggetto, per legge, è tenuto a conservare. Sono considerati non unici anche quei documenti ai quali si può risalire attraverso altre scritture di cui è obbligatoria la conservazione. Sono originali non unici le fatture sia di acquisto che di vendita, le bolle, le contabili bancarie, le lettere, i fax e numerosi altri documenti. Gli originali unici si possono conservare digitalmente ma è necessaria la firma digitale di un Notaio..

argomento: Archivio Informatico     data: 01/11/2002    prog: 11

domanda: I documenti emessi possono essere conservati sotto forma di documenti informatici ?

risposta: Occorre fare una distinzione tra i vari tipi di documenti. La legge vuole che i documenti siano conformi agli originali in tutto quindi in alcuni casi è necessario acquisire il risultato cartaceo. Ciò non vieta di conservare anche il documento informatico originale. Nel caso di documenti informatici firmati digitalmente è opportuno archiviare il file così come è stato ricevuto salvo poi, per comodità affiancare una versione di facile lettura (magari senza firma o in formato immagine)